1С-Битрикс - командная эффективность
Командная эффективность
Командная эффективность
В продукте «1С-Битрикс: Корпоративный портал» имеются мощные инструменты для повышения командной эффективности компаний: система управления задачами и поручениями сотрудникам, организация встреч и собраний, новые возможности календарей, обсуждение документов и документооборот. Многие инструменты продукта предназначены для управления процессами командообразования в компаниях.
В чем заключается повышение эффективности?
- Управление задачами и поручениями
- Календарь и события
- Коллективные события
- Документооборот
- Система обмена мгновенными сообщениями
- Резервирование переговорных
- Работа с электронными заявками
Управление задачами и поручениями
Без четкой постановки последовательности задач и планомерной их реализации просто невозможно достигнуть определенного результата - вы это знаете. С Корпоративным порталом каждый отдельный сотрудник сможет управиться с задачами и проще, и быстрее. И всем известно, что планирование личных дел ведет к значительному повышению производительности труда.
Теперь представьте, насколько эффективней станет работа всего рабочего коллектива, если каждый участник проекта будет не только видеть, но и сам планировать работу над общим заданием. И такая возможность - управление задачами в рамках рабочей группы - в Корпоративном портале есть. Уникальная возможность, согласитесь!
Возьмем возможность создания заданий другим сотрудникам с назначением ответственных за задачи. Что дает эта возможность руководителям? Очень многое: позволяет планировать работу, назначать подчиненным поручения, получать подтверждения о приеме задания в работу, отслеживать процесс исполнения задания, обсуждать задачи с коллегами. А вот еще одна, казалось бы, нехитрая возможность - группировать задания в папки. А как она упрощает контроль связанных задач и позволяет выполнять проектное управление!
Как видите, существует множество вариантов представления заданий, и эти варианты позволяют легко контролировать свои задачи, видеть поручения и процесс исполнения сотрудниками. Один и тот же инструмент управления может использоваться на всех уровнях бизнесс-процессов и повышать их эффективность.
Для сотрудника:
- создание и управление персональными задачами;
- объединение заданий в папки задач;
- контроль исполнения заданий;
- обсуждение задачи.
Для компании:
- создание и управление задачами в рамках рабочих групп;
- объединение заданий в папки задач;
- контроль исполнения заданий;
- обсуждение задачи.
Для руководителя:
- создание заданий (поручений ) другим сотрудникам с назначением ответственных;
- создание заданий (поручений ) участникам рабочей группы;
- подтверждение заданий сотрудниками и отчеты о выполнении заданий;
- контроль исполнения заданий;
- обсуждение задачи.
Календарь/События
С виду простой в обращении и очень наглядный инструмент... На самом деле это еще один, мощнейший механизм для планирования и управления рабочим временем сотрудников! Потому что позволяет сотрудникам не только повышать свою личную эффективность, но и быстро организовываться в рабочих группах и, более того, согласовывать свою деятельность с ключевыми событиями всей компании.
Коллективные события – необычайно эффективный механизм – попробуйте воспользоваться им, в очередной раз рассылая приглашения и собирая подтверждения от сотрудников - для участия в событиях и собраниях компании или рабочей группы. Удивитесь, насколько упрощаются рутинные операции - все наглядно и быстро.
А вот еще одна уникальная возможность - «избранные календари». Хотите, чтобы процесс планирования рабочего времени в вашей компании стал простым и действенным? Тогда объедините с ее помощью личные календари сотрудника с календарями рабочих групп, календарями компании или других сотрудников компании. Даже в поездке календари будут с вами, поскольку их можно загрузить в мобильный телефон или «перекинуть» в Outlook - к вашим услугам экспорт календарей в формате iCal.
Для сотрудника:
- создание любого числа календарей для каждого сотрудника;
- совмещение нескольких календарей для удобной работы;
- работа с календарем в формате день/неделя/месяц;
- вывод прошлых и предыдущих периодов на календарь;
- создание событий длительностью в минуты, для удобного планирования рабочего времени;
- создание событий, повторяющихся в течение дня/недели/месяца/года;
- простое визуальное размещение событий непосредственно на календаре;
- технология «избранные календари», позволяющая поместить на одном календаре сотрудника нужные ему личные календари, любые открытые календари компании, календари других сотрудников и календари рабочих групп;
- экспорт каждого календаря по отдельности или «избранных календарей» в формате iCal, например в Outlook или мобильные устройства;
- напоминания о предстоящих событиях.
Для руководителя:
- возможность для каждой рабочей группы создать любое число календарей;
- совмещение нескольких календарей рабочей группы для удобной работы;
- работа с календарем в формате день/неделя/месяц;
- создание событий длительностью в минуты для удобного планирования рабочего времени участников группы;
- создание событий, повторяющихся в течение дня/недели/месяца/года;
- простое визуальное размещение событий непосредственно на календаре;
- технология «избранные календари», позволяющая сотрудникам сверять свое расписание с событиями группы, компании и своих коллег;
- экспорт календарей группы или «избранных календарей» в формате iCal, например в Outlook или мобильные устройства;
- напоминания о предстоящих событиях.
Для компании:
- возможность создать любое число календарей для компании и доступных (в зависимости от прав доступа) сотрудников;
- совмещение нескольких календарей компании для удобной работы;
- работа с календарями в формате день/неделя/месяц;
- создание событий длительностью в минуты;
- создание событий, повторяющихся в течение дня/недели/месяца/года;
- простое визуальное размещение событий непосредственно на календаре, выделение ответственных за ведение календарей компании;
- технология «избранные календари», позволяющая сотрудникам сверять свои календари и календари группы с календарями компании;
- экспорт календарей компании в формате iCal, например в Outlook или мобильные устройства;
- напоминания о предстоящих событиях компании.
Коллективные события
Теперь проводить свои собрания вы будете вовремя и в полном составе! В Корпоративном портале - расторопный механизм приглашения участников события. Просто воспользуйтесь им, и сможете быстро выбрать необходимых сотрудников, направить им приглашения через Корпоративный портал или по электронной почте, получить подтверждение и провести таки событие.
- создание коллективных событий с приглашением любого количества участников;
- оповещение приглашенных и получение подтверждений или отказов;
- отражение коллективных событий в календарях всех приглашенных участников;
- снятие событий из календарей участников при отмене или удалении назначения;
- напоминание участникам о предстоящем событии.
Коллективная работа с документами и документооборот
Как никогда лучше служит Корпоративный портал повышению эффективности работы сотрудников над документами! Позволяет организовать:
- обсуждение под любыми опубликованными документами в едином хранилище документов;
- обсуждение под документами в персональных хранилищах пользователей;
- обсуждение под документами в хранилищах документов рабочих групп;
- возможность подписаться на почтовые извещения по обсуждению всех документов или определенных документов;
- документооборот в едином хранилище документов с организацией цепочки утверждения и управлением статусами документов;
- история изменений документов во всех видах хранилищ (персональных, общих и хранилищах рабочих групп).
Зачем вам это обсуждение документов на Корпоративном портале? Чтоб эффективнее строить работу с документами! И повышение эффективности особо заметно в сочетании с инструментами коллективной работы Microsoft Office и Open Office. Способствует этому приросту эффективности также система почтовых нотификаций. Не позволит система вашим сотрудникам пропускать важные обсуждения документов - наоборот, побудит в них активно участвовать и быть в курсе всех изменений.
Система обмена мгновенными сообщениями
Живой диалог через Корпоративный портал - вот эффективный инструмент для ежедневной коммуникации между сотрудниками! Почему эффективный? Потому что ускоряет и удешевляет эти коммуникации, а, значит, способствует повышению их эффективности. Как инструмент номер один, система обмена мгновенными сообщениями через Корпоративный портал, не отвергает, не зачеркивает «железный» телефон и электронную почту - наоборот, дополняет эти привычные способы общения. Так, отсутствующему на портале сотруднику персональные сообщения будут не только доставлены при возвращении, но и продублированы по электронной почте. Не потеряются!
Для сотрудника:
- обмен сообщениями между двумя сотрудниками;
- индикатор наличия сотрудника на портале (онлайн);
- возможность вести «живой» диалог, если оба участника находятся на портале;
- доставка сообщений пользователям, не работающим в текущий момент на портале;
- использование смайлов, шрифтов, цвета, ссылок, картинок и других элементов для повышения качества диалога;
- уведомление о новых сообщениях на любой странице портала;
- извещения пользователей по электронной почте о новых сообщениях на портале;
- архив сообщений диалогов пользователей.
Для руководителя:
- отправка мгновенных сообщений нескольким сотрудникам одновременно;
- быстрый поиск сотрудников по структуре компании;
- отправка мгновенного сообщения всем сотрудникам отдела или портала.
Резервирование переговорных и ресурсов
Надоело постоянно натыкаться на занятые переговорные? А вы планируйте заранее свои встречи в соответствии с занятостью помещений. В Корпоративном портале - отличный инструмент для резервирования ресурсов и переговорных! Просмотрели их занятость на нужный день, выбрали удобное время - назначайте собрание!
Для компании:
- возможность создать любое число переговорных и ресурсов для управления;
- распределить права доступа к бронированию между сотрудниками;
- совмещение нескольких переговорных на едином календаре для поиска свободных помещений;
- бронирование на несколько минут или часов;
- бронирование на целый день без указания времени;
- просмотр занятых ресурсов в формате день/неделя/месяц;
- повторяющееся бронирование в течение дня/недели/месяца/года;
- простое визуальное размещение занятости непосредственно на календаре;
- напоминания о бронировании.
Работа с электронными заявками
Победитель макрофагов на рутинных операциях - инструментарий Электронных заявок! Здорово ускоряет обработку заявок, устраняя неэффективные потери времени. Пропуска, визитки, водители, канцелярские товары и другие подобные процедуры - оформить «на раз-два» любому пользователю вашего портала.
Конечно же, сотрудник сможет размещать электронные заявки только на доступные ему ресурсы - в соответствии с правами доступа на Корпоративном портале. А получат извещения по электронной почте о наличии новых заявок ответственные за обработку данного типа заявок. Они же обработают и отметят в заявку всю информацию о результатах выполнения запроса. Результат по заявке (то ли выполнена, то ли отказ) отправитель получит по почте. Или увидит на портале - все заявки доступны и там для просмотра.
Для компании:
- создание любого числа электронных заявок;
- определение любого числа полей и типов данных запрашиваемых в заявке;
- определение любого числа статусов по которым проходит обработка заявки, по умолчанию Новая/Принята к рассмотрению/Обработана/Отклонена;
- определение групп сотрудников на размещение заявок;
- определение групп сотрудников, обрабатывающих заявки;
- почтовые уведомления о создании заявки, обработке, отклонении и т.д.;
- контроль за статусом исполнения заявок для каждого сотрудника;
- архив размещенных и обработанных заявок.
Командная эффективность
В наше нелегкое время смогут остаться на плаву только самые эффективные компании. Те, что помимо традиционных методов работы все чаще используют командную форму работы, создавая рабочие группы для реализации собственных проектов. Те, что используют принципы совместной ответственности за результат, сменного лидерства, кроссфункциональных команд и другие активные формы работы.
Для воплощения в жизнь этих принципов необходимы специальные инструменты. «1С-Битрикс: Корпоративный портал» предоставляет компаниям как раз такие инструменты для повышения командной эффективности.
Воспользовавшись этими рабочими инструментами, компании смогут получить множество ценных возможностей и преимуществ: сплотить коллектив и повысить его инициативность, дать возможность сотрудникам проявить себя, улучшить коммуникации между подразделениями, точнее распределять задачи и поручения между исполнителями, управлять рабочим процессом, контролируя исполнение задач на всех этапах, меньше времени тратить на организацию всяких событий.
«Групповая сплоченность и взаимопонимание!» - вот девиз «1С-Битрикс: Корпоративный портал»: Командная эффективность.
Компания Росинтеграция выполняет весь комплекс работ по внедрению корпоративных порталов на платформе 1С-Битрикс в Ростове-на-Дону и других городах Юга России.
Дополнительная информация по «1С-Битрикс: Корпоративный портал»:
